Η συνεργασία μεταξύ γειτονικών ή συνεργαζόμενων φαρμακείων είναι καθημερινή και πρακτική. Ένα κουτί φεύγει σήμερα για να εξυπηρετηθεί ένας άνθρωπος, δύο τεμάχια επιστρέφονται την επόμενη εβδομάδα και μια άλλη εκκρεμότητα κλείνει με διαφορετικό τρόπο. Όσο οι κινήσεις είναι λίγες, η μνήμη μοιάζει αρκετή. Όταν όμως αυξάνονται οι συνεργάτες και τα είδη, η εικόνα θολώνει.
Η μνήμη δεν είναι κοινό αρχείο
Ο ένας θυμάται ότι έδωσε τρία τεμάχια. Ο άλλος έχει σημειώσει δύο. Ένα μέρος της επιστροφής έγινε σε διαφορετική ημέρα, ενώ μια παράδοση δεν καταγράφηκε επειδή υπήρχε πίεση στον πάγκο. Δεν υπάρχει απαραίτητα κακή πρόθεση· υπάρχει απλώς διαφορετική πληροφορία στις δύο πλευρές.
Τα χαρτάκια, τα τετράδια και τα μηνύματα στο κινητό δυσκολεύουν ακόμη περισσότερο τον έλεγχο. Η πληροφορία είναι διάσπαρτη, δεν συνδέεται πάντα με το συγκεκριμένο προϊόν και συχνά δεν είναι διαθέσιμη στο άτομο που βρίσκεται στη βάρδια όταν γίνεται η επόμενη κίνηση.
Το υπόλοιπο πρέπει να προκύπτει από τις κινήσεις
Μια καθαρή συνεργασία χρειάζεται κοινή αφετηρία: τι παραδόθηκε, πότε, σε ποια ποσότητα και τι επέστρεψε. Το ανοιχτό υπόλοιπο δεν πρέπει να πληκτρολογείται αυθαίρετα ούτε να διορθώνεται με βάση την ανάμνηση. Πρέπει να προκύπτει από το ιστορικό των πραγματικών κινήσεων.
Στο RxVision Connect, κάθε συνεργάτης βλέπει ανά είδος τι οφείλει και τι του οφείλουν. Επειδή και οι δύο πλευρές αναφέρονται στις ίδιες καταγεγραμμένες παραδόσεις και επιστροφές, βλέπουν το ίδιο νούμερο.
Μερική επιστροφή χωρίς σύγχυση
Οι εκκρεμότητες δεν κλείνουν πάντα μονομιάς. Ένα φαρμακείο μπορεί να επιστρέψει σήμερα ένα από τα τρία τεμάχια και τα υπόλοιπα αργότερα. Η μερική επιστροφή χρειάζεται να μειώνει σωστά το υπόλοιπο, χωρίς να εξαφανίζει την αρχική κίνηση ή να απαιτεί νέα πρόχειρη σημείωση.
Υπάρχουν επίσης περιπτώσεις όπου οι δύο συνεργάτες συμφωνούν να κλείσουν την εκκρεμότητα με τακτοποίηση αξίας. Και αυτή η απόφαση χρειάζεται καταγραφή με ποσό και σημείωση, ώστε να είναι σαφές γιατί το υπόλοιπο μηδενίστηκε.
Τι γίνεται όταν υπάρχει διαφωνία;
Λάθος προϊόν, διαφορετική ποσότητα ή ζημιά στην παραλαβή δεν πρέπει να χάνονται μέσα στην καθημερινή ροή. Η σχετική κίνηση χρειάζεται να σημειώνεται ως υπό έλεγχο μαζί με το ιστορικό της, μέχρι οι δύο πλευρές να συμφωνήσουν στη λύση.
Αυτό προστατεύει τη σχέση των συνεργατών. Η συζήτηση βασίζεται σε συγκεκριμένα γεγονότα και όχι σε αποσπασματικές αναμνήσεις. Ταυτόχρονα, η εκκρεμότητα παραμένει ορατή και δεν ξεχνιέται όταν αλλάξει η βάρδια.
Καταγραφή δεν σημαίνει φορολογική εφαρμογή
Ένα σύστημα συνεργασίας δεν αντικαθιστά το εμπορικό πρόγραμμα και δεν εκδίδει φορολογικά παραστατικά. Καταγράφει τη λειτουργική διαδρομή της συνεργασίας, ενώ τα φορολογικά παραμένουν εκεί όπου ήδη τα χειρίζεται το φαρμακείο.
Ούτε χρειάζεται να εμπλακούν δεδομένα ασθενών. Η ροή αφορά το φαρμακείο, τον συνεργάτη και το προϊόν. Αυτό είναι αρκετό για να υπάρχει κοινή εικόνα χωρίς να διευρύνεται άσκοπα το πεδίο των πληροφοριών.
Η εμπιστοσύνη ενισχύεται όταν η εικόνα είναι καθαρή
Η καταγραφή δεν μπαίνει ανάμεσα στους συνεργάτες. Αφαιρεί τις μικρές αμφιβολίες που δοκιμάζουν μια καλή συνεργασία: «μήπως το επέστρεψα;», «ήταν δύο ή τρία;», «ποιος το παρέλαβε;». Όταν οι κινήσεις είναι ορατές, οι άνθρωποι μπορούν να επικεντρωθούν στην εξυπηρέτηση και όχι στην ανακατασκευή του παρελθόντος.
Δες πώς τα αιτήματα, οι παραδόσεις, οι επιστροφές και τα υπόλοιπα οργανώνονται στο RxVision Connect.